Adresten Tapu Sahibi Bulma: Adım Adım Rehber

Elinizde bir adres var. Belki iki sokak ötedeki boş bir ev, müşterinizin istediği bir parsel, tapusunu temizlemeniz gereken bir mülk ya da satın alma ekibinize güvence altına alması söylenen bir arazi. Soru oldukça basit görünür — bu mülkün sahibi kim — ve ilk yanıt yerel bir sorgulama portalından yaklaşık doksan saniyede gelir.

Ancak işler bundan sonra karmaşıklaşır. Kayıtlarda “Cedar Point Holdings LLC” yazabilir. Ya da posta adresi başka bir eyaletteki bir posta kutusu (PO box) olan bir şahsın adı geçebilir. Hatta 2019’da vefat etmiş birinin adı da yazıyor olabilir. Çoğu tapu sahibi sorgulama rehberi parsel kaydında biter, oysa gerçek iş tam olarak burada başlar.

Bu rehber, adresten tapu sahibi bulma sürecinin tamamını kapsıyor: hangi kayıtların hangi sırayla çekileceği, dört farklı mülkiyet türü ve her birinin nasıl dallandığı, yasal bir ismin nasıl yanıt veren bir iletişim bilgisine dönüştürüleceği ve araştırmanın nerede yasal olarak çıkmaza gireceği. Bu yazı her seferinde tek bir adres arayanlar için hazırlanmıştır. Eğer asıl ihtiyacınız aynı anda birçok potansiyel satıcıya ulaşmaksa, bu farklı bir iştir — bkz. ev satıcılarını bulma.

Bir tapu senedi size ne söyler, neleri gizler?

Tapu senedi, belirli bir tarihte, belirtilen bir bedel karşılığında taraflar arasındaki mülkiyet devrini belgeler. Hepsi bu kadardır. Yasal mülkiyet kaydı konusunda kesin bilgi verirken, bundan sonra ihtiyacınız olan neredeyse her konuda sessiz kalır. Bu yüzden tapuyu nihai bir yanıt değil, bir başlangıç noktası olarak kabul etmek gerekir.

Bir tapu senedinin genellikle gizlediği üç şey:

• Mülkün arkasında kimin olduğu. Eğer mülkiyet bir şirkete (LLC) veya vakfa aitse, tapu senedi imza yetkisi olan kişiyi değil, sadece tüzel kişiliği gösterir. Bu ikisi sıklıkla farklı eyaletlerdedir.
• Kayıtlı sahibinin hâlâ hayatta veya borçlarını ödeyebilir durumda olup olmadığı. Kayıtlar ancak birisi resmi bir başvuru yaptığında güncellenir. Yeni bir tapu senedi düzenlenmeden bir ölüm, boşanma veya icra durumu her şeyi değiştirmiş olabilir.
• İlgili kişiye nasıl ulaşılacağı. Vergi kayıtlarındaki posta adresi sadece fatura gönderim yeridir. Bu adres genellikle bir kayıtlı temsilciye (registered agent), muhasebeciye veya mülk yöneticisine aittir — karar vericiye doğrudan ulaşan bir kanal değildir.

Bu üç boşluğu aklınızda tuttuğunuzda, sürecin geri kalanı sadece bunları sırasıyla kapatmaktan ibarettir. Tapu senedinde duran bir tapu sahibi sorgulama işlemi sadece yasal bir soruyu yanıtlar. Doğrulanmış bir iletişim bilgisiyle biten bir arama ise pratik bir soruyu yanıtlar ve sadece ikincisi harcadığınız zamana değer.

Adım 1 — Parsel kaydını doğru sırayla çekin

Üç temel kaynak vardır ve bunların sırası önemlidir; çünkü her biri bir sonraki adımda neye ihtiyacınız olduğunu daraltır. Tersinden başlarsanız, açmanıza gerek olmayan bir tapu endeksinde yirmi dakika kaybedersiniz.

1. 1
   Bölge değerleme uzmanı (county assessor) veya belediye portalı

   Mülk adresini aratın. Kayıtlı sahibini, posta adresini, parsel veya APN numarasını, takdir edilen değeri ve son satış tarihini öğrenirsiniz. ABD'deki neredeyse her bölgede ücretsizdir. Bu tek arama, kayıt düzeyinde “bu mülkün sahibi kim” sorusunu yanıtlar ve diğer tüm sistemlerin istediği parsel numarasını size verir.

2. 2
   Tapu sicil müdürlüğü (recorder of deeds) veya bölge katibi endeksi

   Malik adı veya parsel numarası ile arama yapın. Kayıtlı resmi belgeleri alırsınız: tapu senedinin kendisi, ipotekler, hacizler, serbest bırakma belgeleri ve davalı mülk şerhleri (lis pendens). Mülkiyetin nasıl devralındığını — garanti sözleşmesi, feragatname veya bir vakfa devir — buradan öğrenirsiniz ve bu detay bir sonraki adımınızı belirler.

3. 3
   CBS (GIS) parsel sorgulama haritası

   Adres belirsiz veya eksik olduğunda ya da parsel bölünmüş/birleştirilmişse bunu kullanın. Boş araziler, geçit parselleri ve yakın zamanda bölünmüş arsaların genellikle kullanılabilir bir sokak adresi yoktur; CBS katmanı bunları doğru parsel numarasına (APN) bağlamanın tek yoludur.

Ücretsiz ve ücretli araçlar konusuna değinmek gerekirse: Veri toplayıcı siteler size kolaylık satar; birçok bölgede tek bir arama, daha temiz biçimlendirme ve toplu dışa aktarma sağlarlar. Ancak resmi kurumların yayınlamadığı kayıtlara erişemezler ve verileri aylarca geriden gelebilir. Tek bir adres için resmi kaynaklar hem ücretsiz hem de daha günceldir. Yüzlerce adres için ise ücretli bir araç size bilgi değil, zaman kazandırır.

Adım 2 — Mülkiyet türünü sınıflandırın

Tapu senedindeki sahip adını okuyun ve beş kategoriden birine yerleştirin. Bu, tüm süreçteki en önemli otuz saniyedir; çünkü her kategorinin bir kişiye ulaşmak için tamamen farklı bir rotası ve imza yetkilisini tanımlayan farklı kuralları vardır.

• Şahıs veya evli çift. Gerçek kişiler. A Koluna gidin.
• LLC, LP veya şirket. Tüzel kişilik yapısı. B Koluna gidin.
• Vakıf (Trust). Genellikle “...tarihli Smith Aile Vakfı” şeklinde yazılır. C Koluna gidin.
• Miras / Tereke (Estate). “...Terekesi” veya vefat ettiğini belirlediğiniz bir şahıs. Yine C Koluna gidin.
• Kurumsal. Bir banka, REIT (Gayrimenkul Yatırım Ortaklığı), devlet kurumu veya fon. Yetki bir varlık yöneticisinde veya tasfiye ekibindedir; buradaki rota kamu kayıtlarından ziyade kurumsal iletişimdir.

Burada yanlış sınıflandırma yapmak, aramaların çoğunun başarısız olma nedenidir. Bir vakıf adına mektup göndermek, hiç kimseye mektup göndermemektir. Bir LLC’nin kayıtlı temsilcisini aramak, hiçbir şeyi iletmeyecek olan bir tescil hizmeti şirketine ulaşmanıza neden olur.

A Kolu — Sahip bir şahıs olduğunda

En basit koldur, ancak yine de hataların en sık yapıldığı yerdir. Kayıt size bir isim ve bir posta adresi verir; ancak vermediği şey, bu kişinin düşündüğünüz kişi olduğuna dair kesinliktir.

Posta adresi ve ikametgah karşılaştırması. Posta adresi mülk adresiyle eşleşiyorsa, malik büyük olasılıkla orada yaşıyordur. Farklıysa, mülkte yaşamayan bir sahibiniz (absentee owner) var demektir ve posta adresi tek coğrafi dayanağınızdır — ancak bu adres kendi evi değil, bir akrabası, muhasebecisi veya mülk yöneticisi olabilir.

Ortak malikler ve evli çiftler. Tapunun nasıl tutulduğunu kontrol edin. Elbirliği mülkiyeti, paylı mülkiyet ve ortak mülkiyet durumlarının her biri, bir malik öldüğünde veya sadece biri satmak istediğinde farklı işler. Çoğu eyalette tapuda adı geçen her malikin imzası gerekir; bu da ilk bulduğunuz kişiyi değil, tüm malikleri bulmanız gerektiği anlamına gelir.

Sık yapılan yanlış okumalar. Belgeler arasında değişen bir orta isim baş harfi genellikle aynı kişiyi gösterir; ancak aynı bölgedeki yaygın bir isim genellikle farklı kişilere aittir. Boşanma sonrası bir eşten diğerine yapılan feragatname devri (quitclaim), kimin satabileceğini değiştirir ve sadece en son tapuyu okursanız bunu gözden kaçırabilirsiniz. Ayrıca, bakımsız bir mülkte yirmi yıldır değişmeyen bir isim, sahibinin miras işlemleri yapılmadan vefat etmiş olabileceğinin işaretidir — aksini varsaymadan önce C Kolunu kontrol edin.

B Kolu — Sahip bir şirket (LLC) olduğunda

Mülk bir LLC’ye ait olduğunda, gerçek tapu sahibi kimdir? Yasal olarak sahibi tüzel kişiliktir, bu nedenle yanıtlamanız gereken asıl soru, şirket adına imza yetkisinin kimde olduğudur. Bu yanıt yerel mülk kayıtlarında değil, eyalet ticaret sicili kayıtlarında bulunur.

1. 1
   Eyalet ticaret sicili (Secretary of State) veri tabanını arayın

   Her eyalet ücretsiz bir şirket arama motoru sunar. Tapudaki tam adı aratın. Kuruluş tarihini, durumunu, merkez ofis adresini, kayıtlı temsilcisini ve çoğu eyalette yöneticileri veya üyeleri öğrenirsiniz.

2. 2
   Kayıtlı temsilciyi (registered agent) doğrudan bir çıkmaz sokak olarak görün

   Kayıtlı temsilci sorgulaması size sadece yasal tebligatları kimin kabul ettiğini söyler — genellikle ticari bir hizmet şirketi veya şirketi kuran avukattır. Satın alma taleplerini iletmekle sözleşmesel olarak ilgilenmezler. Şirketin gerçek ve aktif olduğunu doğrulamak için yararlıdır, ancak sahibine ulaşmak için işe yaramaz.

3. 3
   Yöneticiyi veya yönetici ortağı (managing member) bulun

   Ulaşmak istediğiniz kişi budur. Bazı eyaletler yöneticileri kuruluş belgesinde değil, yıllık raporlarda listeler; bu nedenle orijinal belge yerine en son yapılan bildirimi kontrol edin. Üyelerin açıklanmadığı durumlarda, merkez ofis adresi ve kurucu adı genellikle aynı kişiye ulaşmanızı sağlar.

4. 4
   Şirket adını tekrar belediye kayıtlarında aratın

   Tek mülke sahip görünen çoğu LLC aslında tek mülkle sınırlı değildir. Şirketi yerel endekste malik olarak aratmak, portföyün geri kalanını ortaya çıkarır; bu da bir paravan şirket kullanan bireysel bir ev sahibiyle mi yoksa profesyonel bir yatırımcıyla mı karşı karşıya olduğunuzu söyler.

İki yapı bu süreci zorlaştırabilir. Seri LLC'ler veya başka bir holdinge ait olan holding şirketleri, bazen farklı eyaletlerdeki iki veya üç tescil belgesini incelemeyi gerektirir. Ayrıca Delaware, Wyoming veya New Mexico'da kayıtlı bir şirket hiçbir üyesini açıklamayabilir — bu durumda rotanız merkez ofis adresi, kayıtlı tapudaki imza bloku veya genellikle bireysel bir garantörün adını içeren ipotek belgesidir.

C Kolu — Sahip bir vakıf veya miras olduğunda

Vakıflar ve miras durumları, yetki ile mülkiyetin birbirinden en keskin şekilde ayrıldığı ve yanlış kişiyle iletişime geçmenin sadece sonuçsuz kalmakla kalmayıp bazen kırıcı olabileceği yerlerdir.

Vakıflar (Trusts). Bir konutu elinde tutan geri alınabilir aile vakfı (revocable living trust), genellikle sıradan bir malik için vergi ve veraset kolaylığı sağlayan bir düzenlemedir. Vakıf sözleşmeleri özeldir — mütevelliyi (trustee) kamuya açık bir veri tabanında bulamazsınız. Bulabileceğiniz şey, mülkü vakfa devreden ve genellikle kurucunun (grantor) adını taşıyan tapu senedidir; bu kurucu genellikle ilk mütevellinin kendisidir. Eğer vefat etmişlerse, yetki artık bir halef mütevellidedir (successor trustee) ve bu kişi aynı bölge endeksinde bir halef mütevelli beyannamesi kaydetmiş olabilir.

Miras / Tereke (Estates). Bir malik vefat ettiğinde, yetki veraset mahkemesi (probate court) tarafından atanan bir vasiyeti tenfiz memuruna (executor) veya tereke yöneticisine geçer. Veraset dosyaları çoğu bölgede kamuya açıktır ve hem kişisel temsilciyi hem de avukatını listeler. Bu temsilci, bazen mahkeme onayına tabi olmak kaydıyla mülkü satabilir. Bireysel mirasçılar genellikle tek başlarına satış yapamazlar; bu nedenle aile satmak istese bile doğrudan bir aile üyesine yapılan teklifler sonuçsuz kalır.

Adım 3 — Yasal isimden yanıt veren bir iletişim bilgisine

Artık elinizde bir isim var: bir malik, bir yönetici, bir halef mütevelli veya bir kişisel temsilci. Ancak onlara ulaşacak bir yolunuz yok. Vergi kayıtlarındaki posta adresi, düşük yanıt oranına sahip iki haftalık bir mektuplaşma sürecidir ve şirket mülkiyetindeki yerlerde genellikle sadece evrak işlerini yapan bir ofise ulaşır.

Pratik yol; ismi ve bir dayanak noktasını (şehir, işveren, şirket) çalışan bir telefon numarasına veya e-postaya dönüştürmek, ardından kullanmadan önce doğrulamaktır. İki ücretsiz başlangıç noktası yaygın durumları kapsar: Bir isim ve kuruluşa sahip olduğunuzda kullanabileceğiniz bir e-posta bulucu ve eski bir belgeden aldığınız bir adresi doğrulamak ve arkasında kimin olduğunu kesinleştirmek için bir tersine e-posta arama aracı.

İnsanların atladığı doğrulama adımı. İsimler benzerlik gösterebilir ve mülk kayıtları birbirine yakın eşleşmelerle doludur. Biriyle iletişime geçmeden önce, o kişiyi ikinci bir veri noktasıyla bu mülke bağlayın: vergi kayıtlarındaki posta adresi, yönettikleri şirket, yaşadıkları bölge veya resmi belgedeki bir imza. Sahip olmadıkları bir ev hakkında adaş bir kişiyle iletişime geçmek, şikayet edilmenin en hızlı yoludur ve bu durum sürekli yaşanır.

Manuel olarak yapıldığında, bu tüm süreç — parsel, sınıflandırma, dallanma, iletişim, doğrulama — adres başına on beş ila kırk dakika sürer. Bu, tek bir mülk için tamamen makuldür. Ancak seksen mülk için makul değildir ve seksen mülke ulaştığınızda çoğu insan asıl sorunun hiçbir zaman sadece bir sorgulama sorunu olmadığını fark eder.

Yasal sınırlara dikkat etmek

Mülk kayıtları kamuya açıktır ve bunları sorgulamak yasaldır. Düzenlemeye tabi olan şey, elde ettiğiniz sonuçla ne yaptığınızdır; buradaki önemli ayrım, kamuya açık kayıt verileri ile düzenlenen tüketici verileri arasındadır.

• Kamu kayıtları ve FCRA verileri karşılaştırması. Tapular, değerlemeler ve veraset dosyaları kamuya açıktır. Tüketici raporları — kredi, geçmiş kontrolü, kiracı taraması — Adil Kredi Raporlama Yasası (FCRA) tarafından yönetilir ve yalnızca izin verilen amaçlar için kullanılabilir. Bir evin sahibinin kim olduğunu bulmak bunlardan biri değildir ve satın alma araştırması için bir tarama ürünü kullanmak ciddi bir yasal risk oluşturur.
• İletişim kuralları sorgulama için değil, erişim için geçerlidir. Aramalar ve SMS'ler TCPA ve eyalet telepazarlama yasalarına tabidir; ulusal ve eyalet düzeyindeki aranamayacak numaralar (Do-Not-Call) listeleri geçerlidir. Doğrudan posta (mektup) en az kısıtlamaya sahip kanaldır.
• Bir engelleme listesi tutun. İlk talepte listeden çıkma (opt-out) isteğine saygı gösterin, bunu kaydedin ve tüm kanallarda uygulayın. Çoğu şikayet, bir kişi zaten hayır dedikten sonra yapılan ikinci iletişimden kaynaklanır.
• Skip-tracing sınırları vardır. Skip-trace çıktısı olarak satılan bazı veriler, kısıtlı kullanım izinlerine sahip kaynaklardan gelir. Bir sağlayıcıya verinin kaynağını ve hangi kullanımlar için lisanslandığını yazılı olarak sorun.

Bunların hiçbiri yasal tavsiye değildir — kurallar eyalete göre değişir ve sık sık güncellenir, bu nedenle hacimli işlemler yapmadan önce kendi hukuk danışmanınıza iş akışınızı inceletin.

Çıkmaz sokaklar ve sonraki adımlar

Bazı adresler çözülemez. Gerçek bir çıkmaz sokağı erkenden fark etmek, kayıtlar endeksinde bir saat daha kaybetmekten daha değerlidir.

Yanıt vermeyen sahipleri olan boş mülkler. Postaların geri döndüğü ve telefonların kapalı olduğu boş bir evin sahibini bulmak için en verimli yollar; imar/belediye ceza dosyaları (ceza birine tebliğ edilmek zorundadır), su veya elektrik aboneliği hesapları ve birçok şehrin zorunlu kıldığı boş bina kayıtlarıdır. Vergiler hâlâ ödeniyorsa, birisi faturayı alıyordur ve ödeyen kişi vergi dairesi (treasurer) aracılığıyla takip edilebilir.

Yurt dışındaki sahipler. Yabancı şirket yapıları genellikle kamuya açık sicili olmayan ülkelerde son bulur. Gerçekçi rota yerel muhataplardır: mülk yöneticisi, tapudaki yerel avukat veya vergi faturasını alan muhasebeci.

Hiç dijitalleştirilmemiş kayıtlar. Kırsal bölgeler sıklıkla 1990 öncesi belgeleri yalnızca kağıt veya mikrofilm üzerinde tutar. Katip ofisi genellikle küçük bir ücret karşılığında manuel bir arama yapacaktır ve bir tapu şirketi (title company) mülkiyet zincirini sizden çok daha hızlı çekebilir.

Yanıta para ödemeye değer olduğunda. Mülk önemliyse ve mülkiyet zinciri gerçekten karışıksa, bir tapu araması (title search) birkaç yüz dolara mal olur ve sizin bir haftanızı alabilecek bir durumu günler içinde çözer. Bu iyi bir ticarettir ve yatırımcıların kabul etmek istediğinden daha sık doğru cevaptır.

Bir asistana devredebileceğiniz 15 dakikalık versiyon

Süreç tekrarlanabilir bir kontrol listesine indirgenebilir. Birine bu listeyi, bir belediye portalını ve bir e-tabloyu verin; şirket ve veraset durumlarını size yönlendirerek rutin tapu sahibi sorgulama işlemlerini gözetimsiz olarak çözeceklerdir.

1. Değerleme uzmanı portalı: adresi aratın. Malik adını, posta adresini ve parsel numarasını (APN) kaydedin.
2. Posta adresini mülk adresiyle karşılaştırın. Malik ikamet ediyor veya dışarıda yaşıyor olarak işaretleyin.
3. Tapu sicil endeksi: en son tapu senedini ve varsa ipotek veya hacizleri çekin. Mülkiyetin nasıl tutulduğunu not edin.
4. Maliki sınıflandırın: şahıs, LLC veya LP, vakıf, miras, kurumsal. Kurumsal olan her şeyi durdurun ve yönlendirin.
5. Şirket ise: Eyalet ticaret sicili araması yapın, yöneticiyi ve merkez ofisi kaydedin. Kayıtlı temsilciyi dikkate almayın.
6. Vakıf veya miras ise: Bölge endeksinde halef mütevelli beyannamesini, ardından veraset mahkemesi dosyasında atanmış temsilciyi arayın.
7. Kişiyi bir telefon veya e-postaya dönüştürün ve teslim edilebilirliğini doğrulayın.
8. Herhangi bir iletişim kurmadan önce kişiyi ikinci bir veri noktasıyla mülke bağlayın.

Bir ila altıncı adımlar sabır gerektiren kayıt işleridir. Yedinci adım ise zamanın asıl harcandığı yerdir ve ilk olarak otomatikleştirilmesi gereken adımdır — mekaniktir, her adres için aynı şekilde tekrarlanır ve bir makinenin dikkatli bir insandan açıkça daha iyi olduğu tek adımdır. Bunun daha geniş satın alma ve acente iş akışlarına nasıl uyduğunu görmek için Gayrimenkul için Lessie sayfasına bakın; araştırdığınız mülkler henüz kimsenin listelemediği mülklerse, pazarlık dışı mülkler nasıl bulunur yazımızı inceleyin.

SSS