Как найти собственника недвижимости по адресу

У вас есть один адрес. Возможно, это пустующий дом через две улицы, участок, который хочет ваш клиент, объект, по которому вам нужно очистить право собственности, или площадка, которую поручено приобрести вашей команде. Вопрос звучит просто — кто владеет этой недвижимостью? — и первый ответ приходит примерно через девяносто секунд с окружного портала.

Затем всё усложняется. В записи указано “Cedar Point Holdings LLC”. Или имя человека, чей почтовый адрес — абонентский ящик в другом штате. Или имя того, кто умер в 2019 году. Большинство руководств по поиску собственников недвижимости заканчиваются на записи об объекте, именно там, где начинается настоящая работа.

Это руководство описывает весь путь: какие документы запрашивать и в каком порядке, какие четыре типа владения существуют и как действовать в каждом случае, как превратить юридическое имя в контакт, который отвечает, и где поиск действительно заходит в тупик. Оно написано для работы с одним адресом за раз. Если ваша реальная потребность — найти сразу много потенциальных продавцов, это другая задача — см. поиск продавцов жилья.

Что на самом деле говорит документ о собственности и что он скрывает

Документ о праве собственности регистрирует передачу права владения между указанными сторонами в определенную дату за заявленное вознаграждение. Это всё. Он авторитетно заявляет о юридическом собственнике по документам, но умалчивает почти обо всём, что вам нужно дальше, и именно поэтому, воспринимая его как ответ, а не как отправную точку, люди идут по ложному пути.

Три вещи, которые документ о собственности надёжно скрывает:

• Кто контролирует собственника. Если право собственности принадлежит юридическому лицу или трасту, в документе указывается “обёртка”, а не человек с правом подписи. Они часто находятся в разных штатах.
• Жив ли указанный собственник и платежеспособен ли он. Записи обновляются, когда кто-то подает документы. Смерть, развод или дефолт могли всё изменить, но новый документ о праве собственности мог и не появиться.
• Как с кем-либо связаться. Почтовый адрес в налоговой ведомости — это адрес для выставления счетов. Часто это зарегистрированный агент, бухгалтер или управляющий недвижимостью — не канал, который дойдёт до лица, принимающего решения.

Держите эти три пробела в уме, и остальная часть процесса — это просто их последовательное закрытие. Поиск собственника недвижимости, который останавливается на документе о праве, отвечает на юридический вопрос. Поиск, который заканчивается проверенным контактом, отвечает на практический, и только второй стоит вашего времени.

Шаг 1 — Запросите данные об объекте в правильном порядке

Три источника, и порядок имеет значение, потому что каждый из них сужает то, что вам нужно от следующего. Если делать наоборот, вы потратите двадцать минут в индексе документов, который вам и не нужно было открывать.

1. 1
   Портал окружного оценщика или оценщика недвижимости

   Найдите адрес местоположения. Вы получите имя собственника по документам, почтовый адрес, кадастровый номер (или APN), оценочную стоимость и дату последней продажи. Это бесплатно практически в каждом округе США. Этот единственный запрос отвечает на вопрос «кто владеет этой недвижимостью» на уровне записи и даёт вам кадастровый номер, который нужен всем остальным системам.

2. 2
   Реестр регистратора сделок или окружного архива

   Ищите по имени собственника или кадастровому номеру. Вы получите фактические зарегистрированные документы: сам документ о праве собственности, ипотечные договоры, залоги, освобождения от обязательств и любые уведомления о судебных разбирательствах. Здесь вы узнаете, как было получено право собственности — по гарантийному акту, акту отказа от прав, передаче в траст — деталь, которая определит ваш следующий шаг.

3. 3
   ГИС-просмотрщик участков

   Используйте его, когда адрес неоднозначен, не присвоен, или участок был разделен или объединен. Пустующие земли, участки в переулках и недавно разделенные лоты часто вообще не имеют полезного уличного адреса, и ГИС-слой — единственный способ привязать их к правильному кадастровому номеру.

Заметка о вопросе “бесплатно или платно”. Сайты-агрегаторы продают удобство: один поиск по многим округам, более чистое форматирование, массовый экспорт. У них нет доступа к записям, которые округ не публикует, и их данные — это копия, которая может быть устаревшей на несколько месяцев. Для одного адреса окружной портал — это и бесплатно, и более актуально. Для сотен адресов агрегатор покупает вам время, а не информацию.

Шаг 2 — Определите тип собственности, от этого зависит всё

Прочтите имя собственника в документе о праве собственности и отнесите его к одной из пяти категорий. Это самые важные тридцать секунд во всем процессе, потому что у каждой категории совершенно разный путь к человеку и совершенно разное определение того, кто на самом деле может ставить подпись.

• Физическое лицо или супружеская пара. Указанные физические лица. Перейдите к Ветке А.
• ООО, ТОО или корпорация. Юридическая “обёртка”. Перейдите к Ветке Б.
• Траст. Обычно “Смит Фэмили Ревокабл Траст, от…” Перейдите к Ветке В.
• Наследственное имущество. “Наследство такого-то…”, или физическое лицо, смерть которого вы можете установить. Также Ветка В.
• Институциональный владелец. Банк, REIT, государственный орган или фонд. Полномочия принадлежат управляющему активами или отделу по распоряжению имуществом, и путь к ним лежит через корпоративные каналы, а не через публичные записи.

Неправильная классификация на этом этапе — причина провала большинства поисков. Отправка письма на имя траста — это письмо в никуда. Звонок зарегистрированному агенту ООО приведёт вас в сервис по регистрации, который ничего не перешлёт.

Ветка А — Собственник — физическое лицо

Самая простая ветка, и всё же та, где уверенно совершаются ошибки. Запись даёт вам имя и почтовый адрес; чего она вам не даёт, так это уверенности, что это тот самый человек, о котором вы думаете.

Почтовый адрес в сравнении с местом жительства. Если почтовый адрес совпадает с адресом объекта, собственник, скорее всего, там и живёт. Если он отличается, у вас отсутствующий собственник, и почтовый адрес — ваша единственная географическая привязка, но это может быть родственник, бухгалтер или управляющий недвижимостью, а не их дом.

Совладельцы и супружеские пары. Проверьте, как оформлено право собственности. Совместная собственность с правом наследования, долевая собственность и общая собственность супругов ведут себя по-разному, когда один из собственников умирает или когда только один хочет продать. В большинстве штатов вам потребуется подпись каждого собственника, что означает найти их всех, а не первого попавшегося.

Частые ошибки при чтении. Средний инициал, который меняется от документа к документу, обычно принадлежит одному и тому же человеку; распространённое одинаковое имя в том же округе — часто нет. Зарегистрированный акт отказа от прав одного супруга в пользу другого после развода меняет того, кто может продавать, и это легко пропустить, если вы читаете только самый последний документ. А имя, не менявшееся двадцать лет на объекте в плохом состоянии, — это сигнал, что собственник мог умереть без регистрации наследства — проверьте Ветку В, прежде чем предполагать иное.

Ветка Б — Собственник — юридическое лицо (ООО)

Когда недвижимость принадлежит ООО, кто является собственником? Юридически — само юрлицо, поэтому вопрос, на который вам действительно нужно ответить, — кто имеет право подписывать документы от его имени. Этот ответ находится в государственных реестрах юридических лиц, а не в окружных записях о недвижимости.

1. 1
   Поиск в государственном реестре юридических лиц

   В каждом штате есть бесплатный поиск по юридическим лицам. Найдите точное название из документа о праве собственности. Вы получите дату создания, статус, адрес головного офиса, зарегистрированного агента и, в большинстве штатов, имена управляющих или участников.

2. 2
   Считайте зарегистрированного агента тупиком

   Поиск зарегистрированного агента скажет вам, кто принимает юридические уведомления — обычно это коммерческая сервисная компания или юрист, который создавал юрлицо. Они по контракту не заинтересованы в пересылке запросов о покупке. Полезно для подтверждения, что юрлицо реально и активно, бесполезно для связи с собственником.

3. 3
   Найдите управляющего или управляющего партнёра

   Это тот человек, который вам нужен. Некоторые штаты указывают управляющих в годовом отчёте, а не в учредительном документе, поэтому проверяйте самый свежий документ, а не первоначальный. Если участники не раскрываются, адрес головного офиса и имя организатора часто ведут к одному и тому же лицу.

4. 4
   Проверьте название юрлица через базу оценщика

   Большинство ООО, владеющих одним объектом, на самом деле не владеют только им. Поиск по названию юрлица как собственника в окружном реестре покажет остальную часть портфеля, что скажет вам, имеете ли вы дело с домовладельцем, использующим “обёртку”, или с профессиональным оператором.

Две структуры могут помешать этому. Серийное ООО или холдинговая компания, принадлежащая другой холдинговой компании, могут потребовать изучения двух или трёх документов, иногда в разных штатах. А юрлицо, зарегистрированное в Делавэре, Вайоминге или Нью-Мексико, может вообще не раскрывать участников — в этом случае ваш путь лежит через адрес головного офиса, блок подписи на зарегистрированном документе о праве собственности или ипотечный документ, в котором часто указывается индивидуальный поручитель.

Ветка В — Собственник — траст или наследственное имущество

Трасты и наследственное имущество — это те случаи, где полномочия и собственность расходятся наиболее резко, и где контакт с не тем человеком не просто непродуктивен, но иногда и оскорбителен.

Трасты. Отзывный жилой траст, владеющий жильём, обычно является схемой для оптимизации налогов и наследования для обычного собственника. Документы траста являются частными — вы не найдёте доверительного управляющего в публичной базе данных. Что вы можете найти, так это документ, по которому недвижимость была передана в траст, где указан учредитель, и этот учредитель очень часто является первоначальным доверительным управляющим. Если он умер, полномочия теперь принадлежат преемнику-управляющему, который мог зарегистрировать аффидевит о вступлении в права в том же окружном реестре.

Наследственное имущество. Когда собственник умирает, полномочия переходят к исполнителю завещания или управляющему, назначенному судом по наследственным делам. Протоколы наследственных дел в большинстве округов публичны и содержат имена как личного представителя, так и его адвоката. Этот представитель обычно может продавать, иногда с согласия суда. Отдельные наследники обычно не могут, поэтому предложения, сделанные члену семьи, ни к чему не приводят, даже если семья хочет продать.

Шаг 3 — От юридического имени к реальному контакту, который отвечает

Теперь у вас есть человек: собственник, управляющий, преемник-управляющий, личный представитель. Чего у вас нет, так это способа связаться с ним. Почтовый адрес из налоговой ведомости — это двухнедельное ожидание ответа с низкой вероятностью отклика, а для недвижимости, принадлежащей юрлицу, он обычно ведёт в офис, который занимается бумажной работой.

Практический путь — это найти по имени и одной привязке — городу, работодателю, юрлицу — рабочий номер телефона или email, а затем проверить его, прежде чем использовать. Два бесплатных инструмента покрывают распространённые случаи: поисковик email-адресов, когда у вас есть имя и организация, и обратный поиск по email, когда у вас есть адрес из старого документа и нужно подтвердить, кто за ним стоит.

Шаг проверки, который люди пропускают. Имена совпадают, а записи о недвижимости полны почти точных совпадений. Прежде чем с кем-то связываться, свяжите человека с этим конкретным объектом с помощью второй точки данных: почтового адреса из налоговой ведомости, юрлица, которым он управляет, округа, в котором он живёт, или подписи на зарегистрированном документе. Связь с тёзкой по поводу дома, которым он не владеет, — самый быстрый способ получить жалобу, и это происходит постоянно.

При правильном и ручном выполнении вся эта последовательность — объект, классификация, ветка, контакт, проверка — занимает от пятнадцати до сорока минут на один адрес. Это вполне разумно для одного объекта. Но не для восьмидесяти, а именно на восьмидесяти большинство людей обнаруживают, что их настоящая проблема никогда не была проблемой поиска.

Как не нарушить закон

Записи о недвижимости являются публичными, и их поиск законен. Регулируется то, что вы делаете с результатом, и важное различие — между данными из публичных записей и регулируемыми потребительскими данными.

• Публичные записи против данных FCRA. Документы о праве собственности, оценки и наследственные дела являются публичными. Потребительские отчёты — кредитные, биографические, для проверки арендаторов — регулируются Законом о добросовестной кредитной отчётности (FCRA) и могут использоваться только в разрешённых целях. Выяснение, кто владеет домом, не является одной из них, и использование продукта для скрининга для исследования с целью приобретения — это реальный юридический риск.
• Правила контактов применяются к обращению, а не к поиску. Звонки и текстовые сообщения подпадают под действие TCPA и законов штатов о телемаркетинге, и применяются национальные и штатные реестры “не звонить”. Прямая почтовая рассылка — наименее ограниченный канал.
• Ведите список отказов. Уважайте отказ от подписки с первого запроса, записывайте его и применяйте ко всем каналам. Большинство жалоб поступает от повторного контакта после того, как кто-то уже сказал “нет”.
• У поиска данных есть пределы. Некоторые данные, продаваемые как результат поиска, происходят из источников с ограниченными разрешёнными видами использования. Спросите у поставщика, каков источник и для каких целей он лицензирован, в письменной форме.

Ничто из этого не является юридической консультацией — правила варьируются в зависимости от штата и часто меняются, поэтому попросите вашего юриста проверить ваш рабочий процесс, прежде чем запускать его в больших объёмах.

Тупиковые ситуации и что делать дальше

Некоторые адреса не удаётся разрешить. Распознать настоящий тупик на ранней стадии стоит больше, чем ещё один час в реестре записей.

Пустующие объекты без отвечающего собственника. Чтобы найти владельца пустующего дома, где почта возвращается, а телефон не отвечает, продуктивные пути — это дело о нарушении кодекса (уведомление должно быть кому-то вручено), счёт за коммунальные услуги или воду, и регистрация пустующего жилья, которую требуют многие города. Если налоги всё ещё платятся, кто-то получает счёт, и плательщика можно отследить через казначейство.

Собственники за границей. Структуры иностранных юридических лиц часто заканчиваются в юрисдикции без публичного реестра. Реалистичный путь — это местный контрагент: управляющий недвижимостью, местный юрист, указанный в документе о праве собственности, или бухгалтер, получающий налоговый счёт.

Записи, которые никогда не были оцифрованы. В сельских округах документы до 1990-х годов часто хранятся только на бумаге или микрофильмах. Офис клерка проведёт ручной поиск, обычно за небольшую плату, а титульная компания может получить цепочку прав собственности гораздо быстрее, чем вы.

Когда за ответ стоит заплатить. Если недвижимость важна, а цепочка прав действительно запутана, поиск по титулу стоит несколько сотен долларов и решает за дни то, что у вас может занять неделю. Это хорошая сделка, и это правильный ответ чаще, чем инвесторы любят признавать.

15-минутная версия, которую можно передать ассистенту

Процесс сжимается в повторяемый чек-лист. Дайте кому-нибудь этот список, портал округа и электронную таблицу, и он будет решать рутинные задачи по поиску собственников недвижимости без надзора, эскалируя только случаи с юридическими лицами и наследством.

1. Портал оценщика: найдите адрес. Запишите имя собственника, почтовый адрес, APN.
2. Сравните почтовый адрес с адресом объекта. Отметьте как “занято собственником” или “отсутствующий”.
3. Реестр регистратора: получите самый последний документ о праве собственности и любые ипотечные или залоговые документы. Отметьте, как оформлено право собственности.
4. Классифицируйте собственника: физическое лицо, ООО или ТОО, траст, наследство, институциональный. Остановитесь и эскалируйте всё институциональное.
5. Если юрлицо: поиск в реестре юридических лиц, запишите управляющего и головной офис. Игнорируйте зарегистрированного агента.
6. Если траст или наследство: поищите в окружном реестре аффидевит преемника-управляющего, затем в протоколах наследственных дел — назначенного представителя.
7. Найдите телефон или email человека и проверьте доставляемость.
8. Свяжите человека с недвижимостью с помощью второй точки данных перед любым контактом.

Шаги с первого по шестой — это работа с документами, которая вознаграждает терпение. Шаг седьмой — это то, на что на самом деле уходит время, и это шаг, который стоит автоматизировать в первую очередь — он механический, повторяется одинаково для каждого адреса, и это единственный шаг, где машина просто лучше, чем внимательный человек. О том, как это вписывается в более широкие рабочие процессы по приобретению и для агентов, см. Lessie для сферы недвижимости; если объекты, которые вы исследуете, ещё никто не выставил на продажу, см. как находить внерыночные объекты.

Часто задаваемые вопросы